Fiere di settore, convegni, workshop: qualsiasi tipo di incontro aziendale rappresenta un'occasione importante per far conoscere il proprio marchio e migliorare la reputazione del proprio brand. Organizzare un evento è però una questione complessa, soprattutto se vuoi farlo in maniera sostenibile.
Parliamo di sostenibilità perché è un valore sempre più presente nelle richieste dei consumatori e ormai condiviso anche dalle aziende che stanno cercando, passo dopo passo, di ridurre il proprio impatto ambientale.
Scopriamo perché gli eventi sono un ottimo strumento di business per il tuo brand e come potresti organizzarli in modo ecologico!
Gli eventi sono importanti per l’immagine del brand, soprattutto se organizzati in modo sostenibile
Dalla raccolta differenziata al car sharing fino ai progetti plastic-free: le realtà che vogliono puntare sulla sostenibilità utilizzano spesso progetti e incontri per far conoscere al pubblico il loro impegno per l’ambiente, incentivare la cooperazione tra aziende e promuovere la partecipazione attiva di dipendenti e clienti.
Gli eventi aziendali sono quindi importanti per comunicare al pubblico i valori del brand e le iniziative a beneficio della collettività, e per incoraggiare sempre più persone ad adottare stili di vita più sostenibili. Non sono però gli unici motivi che spingono le aziende a organizzare eventi di questo tipo.
Molti brand infatti organizzano eventi eco-friendly per:
- attrarre nuovi clienti e aumentare le vendite,
- entrare in contatto con altri specialisti del settore, trovare partner e scoprire le novità del mercato;
- far conoscere il proprio brand, comunicare la propria mission e creare una reputazione positiva;
- lanciare un nuovo prodotto o servizio oppure per inaugurare una nuova sede, un punto vendita, uno showroom;
- aumentare l'engagement aziendale, ovvero coinvolgere maggiormente non solo i clienti, ma anche i dipendenti.
Insomma, gli eventi sono dei veri e propri biglietti da visita per un’azienda.
Devono quindi essere organizzati ponendo la giusta attenzione anche al più piccolo dettaglio affinché rispecchino l’immagine (e gli scopi) del brand e rispondano alle aspettative del pubblico.
Come organizzare il tuo evento in maniera sostenibile
Prima di tutto, per organizzare un evento è importante definire una serie di elementi fondamentali:
- Che tipo di incontro sarà?
Può essere una cena o un aperitivo per colleghi e partner, un meeting o una conferenza per coinvolgere altri professionisti del settore e attirare nuovi partner o clienti, un’inaugurazione o una festa in sede in occasione di qualche ricorrenza importante… - Qual è il target a cui vuoi rivolgerti?
La decisione è strettamente legata al punto precedente. Infatti un determinato evento può essere più indicato per un tipo di target piuttosto che per un altro. - Quanto hai in programma di investire?
È importante darsi un budget preciso per non gravare sul bilancio della tua attività. - Qual è la location più adeguata?
Dovrai trovare un luogo che si adatti al tipo di appuntamento e al pubblico scelto e soprattutto al tuo brand. Può essere un’albergo, un ristorante, una sala conferenze di un co-working… - Prevedi la distribuzione di gadget?
Potresti preparare dei gadget da regalare agli invitati come forma di "ringraziamento" per la loro partecipazione. Gli omaggi sono un ottimo strumento di marketing aziendale, ma è importante prestare molta cura nella scelta: in occasioni di questo tipo è importante che siano prodotti green o plastic-free, possibilmente personalizzati con il logo della tua attività.
Una volta definiti gli elementi generali, puoi dedicarti alla cura dei dettagli che renderanno il tuo evento unico e, soprattutto, ecologico. Ecco alcuni consigli.
1. Ridurre il più possibile l’utilizzo di carta
Oggi è possibile organizzare eventi quasi completamente paperless grazie alla tecnologia, che rende fruibile in rete qualsiasi tipo di supporto.
Ma come si fa?
Puoi spedire gli inviti via e-mail! Persino le brochure, i cataloghi, le slide e altri materiali condivisi durante la giornata possono essere recapitati in versione digitale. Alcuni alberghi mettono a disposizione dei monitor a basso consumo energetico, posizionandoli all’ingresso e nei corridoi per indicare le destinazioni e il nome della sale, riducendo così l’uso della carta stampata.
Per controllare i ticket all’ingresso delle sale dell’evento, invece, puoi allestire una paperless reception in cui basterà presentare un codice digitale per identificare i partecipanti. In alternativa puoi attivare un servizio di check-in online che renderà più veloce il processo di riconoscimento degli invitati.
2. Location e allestimento sostenibile
Un evento sostenibile dovrebbe svolgersi in una location che sia a basso impatto ambientale e che utilizzi energie rinnovabili. Meglio ancora se è ben collegata con il trasporto pubblico, o con piste ciclabili, per permettere agli invitati di raggiungere l’evento scegliendo tra varie alternative di trasporto sostenibili. Infatti sempre più persone scelgono biciclette e monopattini per spostarsi in città.
Se possibile, utilizza materiali riciclati - o riciclabili - per un allestimento di qualità con il minimo impatto ambientale. Puoi affidarti ad associazioni e professionisti nell’arredo che possano creare per te decorazioni zerowaste.
3. Rinfresco a Km zero
Vuoi allietare i tuoi ospiti con un piccolo rinfresco? Anche qui hai a disposizione diverse alternative ecologiche: puoi rivolgerti a catering, ristoranti eco-responsabili o fornitori che propongono prodotti locali, ancor meglio se a km zero, e stoviglie lavabili o riciclabili.
Attenzione però agli sprechi! Non esagerare troppo nelle quantità: in questi casi è importante trovare un compromesso che tenga conto del numero atteso di partecipanti. Se possibile, assicurati che il cibo avanzato venga donato o consegnato agli enti che possano occuparsene.
Infine, puoi mettere a disposizione degli erogatori di acqua in varie aree dei locali, in modo che i partecipanti possano riempire bicchieri e borracce (potresti distribuirle come dono di benvenuto in modo che possano utilizzarle durante l’evento) ogni volta che vogliono.
4. Allestisci delle zone con cestini della raccolta differenziata
In un evento sostenibile non può mancare la possibilità di fare la raccolta differenziata: poi prevedere in varie aree dei locali dei contenitori per la raccolta dell'umido, della plastica e della carta, del vetro e dei materiali non riciclabili (indifferenziato).
5. Adottare soluzioni ecologiche per ridurre le emissioni di CO2
Quando si organizza un evento green sono i dettagli a fare la differenza. Per questo non possono mancare delle soluzioni per ridurre il più possibile le emissioni di CO2.
Prima di tutto puoi scegliere, come già accennato, una location attenta all’ambiente e facilmente raggiungibile e trovare delle alternative per gli spostamenti dei partecipanti: per esempio potresti organizzare un servizio di navetta per portare più ospiti con un solo viaggio, oppure creare dei gruppi sui social che permettano ai partecipanti di organizzarsi e condividere la corsa del taxi o il viaggio in macchina. Alternative che permettono anche di risparmiare sulle spese degli spostamenti.
6. Distribuisci dei gadget sostenibili accompagnati da un packaging bio-ecologico
Una realtà aziendale che punta alla sostenibilità può dimostrarlo anche nella scelta di gadget promozionali plastic-free da distribuire durante l’evento.
Gli omaggi di questo tipo sono molto frequenti nelle conferenze e nelle fiere e sono utilizzati dalle imprese come forma di ringraziamento ai partecipanti per la loro presenza. L’oggetto offerto deve rappresentare l'azienda ed è quindi opportuno personalizzarlo con il proprio logo.
Di solito si tratta di oggetti pratici, che possono essere utilizzati quotidianamente in ufficio o a casa, come una tazza o un’agenda. Ma se stai organizzando un evento sostenibile puoi puntare più in alto, scegliendo oggetti ecologici come delle shopper in rete di cotone, delle borracce termiche oppure dei power bank in bambù!
Un omaggio aziendale poi, se presentato con una confezione ben pensata, personalizzata ed ecologica, difficilmente verrà gettato via a fine evento e rappresenterà un ricordo che i tuoi ospiti potranno conservare per molto tempo.
Anche qui la scelta dei materiali per confezionarlo conta molto. Tra le varie tipologie di packaging ecologico fra cui scegliere, c’è anche il tessuto, che può essere un perfetto sostituto delle tradizionali confezioni in plastica, grazie alla vasta scelta di stoffe naturali e certificate, come la canapa, la juta, il cotone, il lino…
Il packaging in tessuto può davvero fare la differenza nel dono, perché è anch'esso parte del regalo e potrà essere usato per molto tempo visto che è resistente, lavabile e riutilizzabile per tanti scopi.
Inoltre, i sacchetti possono essere personalizzati in ogni dettaglio, così potrai creare la confezione su misura per i tuoi gadget e scopi promozionali.
Ecco alcune idee settore per settore:
- borse di grandi dimensioni per il settore alberghiero, delle calzature e della pelletteria
- sacchetti in stoffe sofisticate per i brand luxury
- shopper in tessuti naturali per cibi e cosmetici naturali
- pochette per trucchi e accessori per i brand della cosmesi
Come scegliere il tessuto più adatto per il tuo brand
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Che sia per un convegno sulla moda e gli accessori luxury o una fiera per il settore alimentare, ti aiuteremo a sviluppare il sacchetto in tessuto più adatto alle tue esigenze.
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